テーブルの設計

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それではテーブルをどのように定義するかを細かく見ていきます。

テーブルはデータベースに格納される実際のデータを格納するものです。その為、どのようなデータを格納できるのかを指定する必要があり、その指定を行うのがテーブルの作成の時に見た「デザインビュー」で行います。

テーブルで決めなければいけないのは、どのような項目のデータなのかを指定するフィールドと、フィールドに格納するデータがどのようなデータなのかを指定するデータ型を指定します。フィールドは1つのテーブルに複数指定が可能です。

フィールド

具体的に考えてみます。データベースでよく取り扱う顧客管理のような仕組みを例に考えていきましょう。1つの顧客に対してデータベースに登録したい項目として「顧客No」「顧客名」「住所」「担当営業」「昨年の売上」の4つの項目を登録するようにしてみます。

例えば3つの顧客の情報が次のようだったとします。

顧客No    :1
顧客名    :株式会社東京商事
住所      :東京都中央区
担当営業  :加藤
昨年の売上:3,000
顧客No    :2
顧客名    :株式会社関西建設
住所      :大阪府堺市
担当営業  :遠藤
昨年の売上:1,800
顧客No    :3
顧客名    :株式会社中部電気
住所      :愛知県名古屋市
担当営業  :鈴木
昨年の売上:1,200

ここで「顧客No」「顧客名」「住所」「担当営業」「昨年の売上」のそれぞれがフィールドとなります。テーブルには5つのフィールドを登録しすることで1つの顧客に対してこの5つの項目に関するデータを格納できます。

データ型と行

次にフィールド毎にどのようなデータを格納するのかをデータ型として指定します。例えば「顧客No」や「昨年の売上」は数値型ですし「顧客名」「住所」「担当営業」は文字列型となります。

データを実際に入力する時は1つの対象毎に5つのフィールドの値をそれぞれ入力していくことになりますが、今回で言えば1つの顧客に関する情報が1つの行となります。つまりテーブルには登録したい顧客の数だけ行があり、1つの行には5つのフィールドが含まれていることになります。よってフィールド単位で考えればフィールド数×行数だけのデータが登録されていることになります。

Excelの場合と比較

例えばExcelで表を作ったとしたら次のようになりますが、Excelの列毎の値がフィールドとなり顧客の数だけ行があることになります。Excelで管理した場合とAccessで管理した場合でデータそのものの管理方法は似ています。

テーブルの設計

Accessでは複数のテーブルを管理できます。テーブル毎にどのようなデータを格納するのかを考え、その格納するデータにあったフィールドを設計していくことになります。

では次のページでAccessのフィールドで設定可能なデータ型について確認します。

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( Written by Tatsuo Ikura )